时间管理有哪些工具和战术？

怎么利用工具安排自己的任务？

第一个工具，任务清单，就是To Do List，把每天要做的事情以清单的方式列举出来。

这个工具其实很多人都在用，但我发现绝大部人并没有用好。很多人只是把明天或者今天要做的事情一项项写下来，这远远不够。要用好任务清单这个工具，必须做好三件事。

一是要设置每件事的优先级。设置的形式可以有很多种，比如用数字或者用颜色都可以，本质上没有太大区别。更重要的是设置优先级的标准。我建议在设置优先级时，至少要考虑以下四个因素：难易程度，紧迫性（也就是距离最后期限的时间），事情本身的重要性和影响力，最后是个人兴趣。

大家通常都会说，把最重要的事情放在前面，但有时候那些事情我们并不想做，或者有些事做起来太难，会卡住；如果一定要把这些事放在前面，结果可能会耽误后面所有事情的进度。再比如，有时候人就是会犯懒，做自己不想做的事情会拖延，也会耽误后面的事，这时或许就应该先做自己喜欢的事情。当然，截止日期快到的事情是需要先做的。总之，设置优先级各人有各人的方法，但从原则上一般要考虑以上四个因素。

第二，清单上一定不要超过8件事，因为按工作时间8小时来算，1小时做1件事已经很多了。有人可能会问，如果我有一些必须做、三五分钟就能做好的小事，是否该写上呢？我对于这些事情的态度是，如果你在列清单时想到了这些事情，不妨直接做掉，不要等到明天了。

如果你在清单上列的事情太多，一定要删掉一些，不要全都列上去，然后想，如果有时间就把后面的做了，这样可能前8件事也做不好。实际上，如果你列出来的事情太多，就需要考虑一下某些事情是否有非做不可的必要性。对绝大多数人来讲，很多事情其实不做也罢。要学会做减法。

第三，要把事情的完成情况记录下来。很多人善于开始一件事，却不善于完成一件事；善于列清单，却不善于关闭清单上的任务。凡事有始就必须有终，即便那个结果是失败，也比悬而未决要好。清单里不要留着一些总是完不成的任务，最后不了了之了，设置了一项任务，就要给它一个结局。这里顺便提一点，列清单时少用电子产品，不要弄得很复杂，那样可能浪费的时间比节省的时间还要多。

以上就是第一个工具，任务清单的使用方法。

接下来我们再看第二个工具，25分钟计时器和杂项清单。

25分钟计时器怎么使用呢？就是当你开始做一件事的时候，给自己设置一个25分钟的倒计时，在这25分钟之内，天塌下来你都不要管。为什么是25分钟呢，因为大部分人即使没有接受过训练，也都能做到在25分钟内集中精力。当然，如果你集中注意力的时间能够超过25分钟，就可以适当地把计时器时间延长，比如我通常用的是55分钟。这25分钟时间到了，你可以起身休息一下，做一两分钟杂事，喝点水，甚至和同事聊天几分钟。

有人可能会说，我的工作性质不允许我25分钟不接电话，或者不看邮件短信。没有关系，杂项清单（Misc List）就是应对这种情况的。

具体的方法是，做事情的时候在旁边放一张纸，接收到了什么要求或者请求，随时记在这张纸上，然后就不要想它了，25分钟之后再来处理。这里顺便说一句，以我观察，一个对各种请求都随时做出反应的人在单位常常得不到提升，因为他们的工作效率通常都很低。单位考察人的业绩看的是你完成了什么，而不是看你是不是随时都在回复消息。

第三个工具叫做子弹记录（Bullet Record），简单来讲就是用符号标记清单中的事项。这个工具是一位叫做莱德·卡罗尔（Ryder Carroll）的人发明的。他早年被诊断出有学习障碍，为此他发明了这种简单而聪明的方法来帮助自己保持专注和高效。

这个工具用起来非常简单，比如你在完成的事情后面打一个✔，在做失败的事情后面打一个X，对于老板安排的事情前面写一个B，老婆安排的事情前面画一个红心符号❤等等。

这样做有两个好处，一个是让你对所有的事情构建一个索引，方便自己查找。比如太太安排你做一件事，你忘了是什么，扫一眼清单中带有红心符号❤的项目就可以了。第二是可以防止遗漏，有哪些事情还没做一目了然。

这些符号其实是帮助你把事情做了一个简单的分类，比如你可以把某个人交代的几件事放在一起做。而且分类标准十分灵活，你可以根据需要适当增加新的符号，比如临近圣诞节了，就把和圣诞节有关的事都用一个星型符号★标出来。

当然，时间管理的工具还有很多，但是工具讲得太多，掌握不了，反而没有用了，不如先切实地掌握好几个简单的。

怎么克服拖延症？

接下来我再和你分享两个专门针对拖延症的时间管理战术。

第一个战术，化整为零。

很多人都有拖延症，只是程度不同。但有一点是相同的，就是对于截止时间越远的事情、难度越大的事情、工作量要求越高的事情，拖延得越厉害。因此，克服拖延症，就要从这里入手。

克服拖延症需要的不仅是毅力，更需要好的战术。前面我们也讲过战略和战术的问题，你在清单上列出哪些要做的事情，相当于战略层面上的考虑，而战术层面要考虑的，就是具体的行动步骤。

比如，夏天到了，你打算好好打扫一下整个家，但是想到有那么多的事情要做，人常常就会犯懒。结果今天拖明天，夏天都过去了，还没有开始收拾。

对于这样的情况，你要做的不是给自己加油打气，想着一口气把整个房间打扫完，而是把大任务拆分成小任务，比如把你写在任务清单上的事情变成“打扫厨房”。这可能要花上两个小时，等这件事完成了，你再去打扫厕所。或许一整个夏天过去了，你只打扫了厨房，但那也比没有开始行动强百倍。如果觉得打扫厨房还是事情太多，懒得开始，就把任务改成收拾灶台，收拾完灶台再清理抽油烟机。

总之，对于一个大任务，要把它拆分成具体的步骤去完成，没有具体的步骤，或者说没有战术，只有一个笼统的目的，事情通常是做不成的。

对于截止日期较远但是工作量较大的事情，人们很容易犯的一个错误就是看着截止日期还远，就不着急，等到还有两天才开始做。然后发现工作量远远超出预期，最后要么完不成，要么凑合交差。这样几次下来，就开始了人生失败的节奏。

对于这样的事情，一定要把任务时间划分成几段，每一段时间必须做完一件小事情，这些小事情最后凑到一起就完成了你要做的大事情。

比如老师布置作业要写一篇小论文或者报告，给了两周时间。那么就把两周的时间拆分成三部分，前三天需要确定题目和提纲，接下来的三天需要准备好素材，还剩一周的时候就要开始动笔。

人通常只能计划到几天后的事情，很难规划好半个月后的事情，因此我们要把任务切得足够小，每两三天就安排一个小任务的截止日期，这是克服拖延症的有效办法。

第二个克服拖延症的战术，就是适当使用社会压力，倒逼自己及时做事。

如果你觉得你有拖延的毛病，可以让你的配偶、老板或者同事给予你适当的压力，敦促你去做事情。拖延症不是懒惰，懒惰的人不做事不会有罪恶感，而是觉得理所应当；但拖延的人是明白事情的是非利弊的，他们往往是一边拖延、一边自责，但这种负罪感和压力又会让拖延的人怀疑自己，心理负担更重，然后就更不愿意做事情了。

对于真正懒惰的人，别人劝他是没有用的，如果有人强制他做什么事，他会反抗。但对于有拖延症的人，如果有人强制他现在就开始做事，他即使心里不愿意，也不得不开始行动，而且事后会感谢帮助他的人。因此，如果你觉得自己有拖延症，不妨把一些决定权交给你信赖的人，让他们倒逼你去做事。

怎么用时间管理战术优化时间管理战略？

有了这些工具和战术，最后再和你分享两个优化时间管理的技巧。

一，利用任务清单找出自己效率最高的时间，然后把这个效率最高的时间拿来做最难的事情。

结合子弹记录，我们可以对自己的任务清单每天做一个总结，哪些事情完成得好，是什么时间做的，从而找到自己每天效率最高的时间。找到了这个时间段，就定好这段时间，不要让人打扰，专心把每一天最重要的事情安排到这个时间段。

在谷歌，一些资深员工和高层管理都有一个习惯，就是把每天某个时间段的时间在日历上锁死，不让别人来打扰，这个时间是他们效率最高的时间。

另一个能够明显优先时间管理的技巧，非常简单，但却被很多人忽视了，就是把一些事情交给其他人来做。

前面讲任务清单的时候我讲到了要学会做减法，有些事情可以不做，还有一些事情可能不得不做，但其实应该交给其他人去做。每天列清单的时候，就要对自己的任务有所思考，渐渐你就会明白哪些事情其实应该交给其他人。比如在美国，报税这件事我自己做了10年，后来就交给会计去做了。

当然，把事情交给别人，通常你需要提供报酬或者提供其他资源，但和你自己付出的时间精力相比，这样可能更合算。工作任务也是如此，你不妨清点一下自己手头的工作，通常里面都会有一些事情其实可以由其他同事去做，而你只需要和他们分享结果，甚至把大部分成绩给同事就好。

总结一下，这封信和你分享了一些时间管理的工具和战术，而利用这些工具和战术，我们又可以进一步优化自己的时间管理战略。能够高效率做事情的人是战术家，而知道自己不应该去做哪些事情的人，则是战略家。